国内の外資系やベンチャー企業など、外国人労働者を雇う機会が多い企業が増えています。外国人を雇用する際、英語による契約書等が必要になります。また、海外取引時に英文契約書を作成する際には、日本の契約書とは違った形式に注意が必要です。

日本では契約書を交わす際、捺印を使用しますが、欧米を初めとする海外の場合、書類にサイン、日付を記入するだけで契約書を交わすことがほとんどです。今回は特に、この欧米のサインのシステムについて説明していきます。

外国人労働者に契約書をサインしてもらう際にも、人事などの担当者は特に契約書の書き方を、マスターしておく必要があります。サイン一つをとっても、有効な契約書にするために、しっかり書き方を覚えておくことが重要です。

英語での契約書:サインが重要??

近年、日本人でも駐在や派遣など海外で仕事、移住をする人が増えています。このような場合、現地で海外取引、英文契約書などの書類や不動産や銀行の契約等にサインが必要になってきます。海外では基本的に契約書を交わす際にはサインのみで契約が可能です。もちろん日本のように捺印はないのでサインは、上記の各種取引にも利用できるので非常に重要な意味があります。

また、外国人労働者が賃貸契約する時や、各種の保険等に加入する際にも本人のサインが必要になり、人事の担当者もサインに関して間違いがないように手配を進める必要があります。外国人労働者はもちろん三文判などは持っていません。そのため、日本国内でもサインで契約を行う機会が多く、各種のビジネスなどにおいても、サインが必要になります。

また不動産など高価な買い物などでもサインが必要なケースもあります。インターナショナルな契約書作成時には、どちらにもわかりやすい契約書を作成する必要がありますので書き方は事前に覚えておきましょう。

 

外国企業との契約の際に

外国人採用 面接

外国企業との契約はもちろん、海外企業とのM&A、企業が合併する際にも必ずお互いの契約書を交わします。この契約書は会社の将来を左右する大切なものなので、十分に契約書の内容やサインが有効かどうかを確認する必要があります。行政書士や契約書の代行などをしてくれる業者も選択肢としてありますが、基本として相手企業のサインのもらい方をしっかり確認しておく必要があります。

どんなものがサインなの?

契約書などの書類に署名をする際、日本のように印鑑登録の制度がない中で、どのようにサインの証明をするのでしょうか。米国を例に挙げると、ノータリー・パブリック(Notary Public)と呼ばれる州からライセンスを受けた公証人が認証(notarization)することで証明しています。また、サインはイニシャルでも署名として認められます。ただし、名前と苗字の頭文字を合わせた2つの大文字英字で、常に同じ形式のサインを心がける必要があります。後に鑑識の際に本人のサイン化どうかを判断することが可能なように ‎バランスよく、また(海外取引、英文契約書、)の際には‎オリジナリティのあるサインかどうかを判断出来るようにすることが重要です。

銀行口座を開設する際、また銀行内での受付での入出金などでもサインを求められます。また各ショッピング出買い物などをした時に、保証書としてサインを求められることも少なくありません。

その他にも交通違反などをして警察になどからも罰金の請求としてサインを求められるケースもあるので、今後海外に出張、転勤、長期滞在予定の方は、できれば事前にサインの書き方、また自分流のサインの練習をしておくことをおすすめします。

自分なりのサインならば、悪用される機会も少なく、またクレジットカードを海外で利用したときなども同じように安全性が高まります。契約書に責任を持つという意味でも偽造されないようにオリジナルのサインを心がけるようにしましょう。

海外に「印鑑」は存在しない!

海外には捺印がないのでサインは非常に重要です。不動産や会社の契約、身分証明書の更新など全てにおいてサインが必要となります。英語でサインをする際にはファーストネームは頭文字だけで可能なケースもあります。しかし、簡潔な契約をする場合には問題ありませんが、公的な重要度の高い契約書はフルネームで書いておいたほうが良く、フルネームのほうが偽造防止につながるのは言うまでもありません。

 

英語での契約書:サインってどこまでOK??

悩んでいる外国人女性

海外取引、英文契約書の際には、英語でサインが基本ですが、日本語のサインが可能な国もあります。英文契約書にサインする時の書き方のポイントとしてまずはできるだけ筆記体で書くこと、また頭文字は大文字でサインをしましょう。またビジネスでの契約書には会社名、役職、日付等も忘れずにサインと同時に明記するようにしましょう。ビジネスなどの際にはこの契約書は大きな意味があります。契約書事態が無効なものにならないように、本人のサインは統一しましょう。また国次第ではサイン「notarization/認証」によりは役所に届ける必要があるケースもあります。

役所処での認証などは各国様々ですが役所でサイン登録しておけば、自分のサインが登録していることを照明することができるので、長期滞在ならば滞在国にて登録しておきましょう。

日付ってどの順番で書くの?

また国によって「月/日/年」の書き方も異なるので見本を確認してサインをしましょう。米国では「月/日/年」、しかしイギリスでは、「日/月/年」と異なります。国によって異なるのでケースバイケースで確認することが望ましいです。

名前が難しいって本当?

やはり誰が見てもわかりやすくクリアなことが重要です。またオリジナリティのあるサインのほうが偽造防止にもつながるため、海外では個人のサインは独自性を持ってわかりやすく明記することが基本です。書き直しということになるケースは滅多にありませんが、相手にもなんて書いてあるのかはっきりわかるように書きましょう。

サインはフルネームでなくても良い?

サインはファーストネームの頭文字は大文字でも問題ないですが、名字はすべて明記する必要があります。海外ではミドルネームもすべて明記する必要があるのでファーストネームのみ頭文字は大文字で短縮して明記することが可能です。海外では時間をかけないで手際よくサインするほうが印象も良く、そのために省略してサインをすることもよくあります。

まとめ

近年は、日本人が海外に赴任することも多くなっています。旅行や長期滞在において各種の契約の際にはサインが求められます。正しい書き方を心得ておけば、重要な契約書でも安心して契約を交わすことが出来ます。できるだけ独自のサインを心がけてサインをすること、また、ファーストネームの頭文字は大文字で短縮してサインが可能であることを覚えておくとよいでしょう。近年は外国企業との契約などにおいても契約書はサインで交わすこともあります。インターナショナルなルールに則って契約書を交わすこともあるので、各業や会社の役員は英語でのサインの仕方をしっかり事前に確認しておく必要があります。

また、企業の人事部に所属している方は、今後外国人労働者を雇う機会があるかもしれません。契約書の交わし方から、銀行口座の開設等などもサポートする必要もあるので、サインの書き方や契約書のまとめ方は事前に理解を深めておいたほうが良いでしょう。